Volksbank Romania administreaza digital 8,5 milioane de pagini de documente cu Xerox DocuShare

Solutia de centralizare, inventariere si scanare a contractelor de credite Volksbank Romania a fost implementata de Iron Mountain, banca reusind acum sa acceseze si sa gestioneze digital documentele prin intermediul solutiei DocuShare de la Xerox.  

Prin definitie, in domeniul bancar, valoarea documentelor este imediat cuantificabila, iar administrarea acestora in conditii de eficienta si siguranta este esentiala. La Volksbank, nevoia gestionarii digitale a documentelor a venit in momentul in care contractele de creditare incheiate de banca insumau 8,5 milioane de pagini.

Mai mult decat o simpla masura interna, centralizarea, inventarierea si transferarea imensei arhive de documente contractuale a bancii intr-o baza de date usor de utilizat a vizat si o imbunatatire a relatiei cu clientii, banca urmarind reduceri semnificative ale timpului de reactie fata de acestia.

Ca parte a proiectului, sortarea, inventarierea si transferul arhivei istorice a bancii in varianta digitala, toate realizate de Iron Mountain, au avut un termen foarte scurt - mai putin de sase luni - si conditii foarte stricte in ceea ce priveste mentinerea acuratetii datelor (99,8% acuratete pentru informatia procesata).

"In cooperare cu partenerul nostru Iron Mountain, Xerox Romania a realizat o evaluare a proceselor de business in lucrul cu documentele, iar solutia dezvoltata a tinut cont de nevoile specifice ale bancii,” a explicat Simona Țandarica, Strategic Account Manager Xerox Romania si Republica Moldova.

Xerox DocuShare este o aplicatie de tip web de scanare si administrare a documentelor, ce permite tuturor companiilor sa implementeze o solutie performanta de management al continutului pentru un mai bun control al documentelor, o colaborare optima si productivitate personala.

In cazul Volksbank, utilitatea solutiei apare acum atat in procesul initial de verificare si aprobare a dosarelor clientilor, cat si ulterior, in faza de urmarire a acestora. In ambele situatii, existenta unei arhive digitale, securizate, cu acces controlat, permite o mai mare flexibilitate si timp redus de raspuns pentru client.

"Din punctul nostru de vedere, proiectul a avut obiective foarte clare, referitoare la un control mai bun al costurilor in administrarea documentelor, odata digitizate, o crestere a eficientei de lucru si implicit a productivitatii, pe langa obiectivele evidente legate de transferarea in conditii de securitate si acuratete a arhivei noastre in format digital,” afirma Alexandra Frunza, Head of Communication Volksbank Romania. "Cu ajutorul solutiei Xerox DocuShare, angajatii nostri au acces instantaneu la orice document din arhiva, modificarile efectuate sunt usor de urmarit si de verificat, procesarea dosarelor este mai rapida si mai comoda”

Xerox DocuShare suporta toate tipurile de fisiere, de la documente scanate la documente si mesaje electronice, permitand indexarea rapida pentru cautarea si recuperarea usoara a fisierelor. Administrarea eficienta a continutului este dublata de un suport optim pentru colaborare (atat pe partea cailor de accesare a bazei de date cat si datorita sistemelor de notificari si alerte sau a directionarii automate a continutului pentru verificare) si de existenta mai multor niveluri de securitate, capabile sa oglindeasca procesele de business din interiorul oricarei organizatii.

"Pentru noi este foarte important ca solutia integrata de arhivare sa fie personalizata pe nevoile specifice ale clientului si sa ofere o flexibilitate sporita in administrarea interna a documentelor digitale, de aceea am ales sa colaboram cu Xerox Romania pentru acest proiect”, spune Cristian Bilan Country Manager Iron Mountain Romania si Serbia. "Implementarea unor servicii de administrare digitala a documentelor presupune respectarea unui nivel ridicat de siguranta si acuratete in procesarea datelor, mai ales cand compania este o banca de talia Volksbank. Pot spune ca designul procesului de arhivare, expertiza noastra si solutia Xerox DocuShare fac echipa buna”, incheie Cristian Bilan.