Opinie Deloitte: Semnarea electronica a documentelor de munca, sfarsitul unei ere. In ce conditii se aplica?
Data publicarii: 07-06-2021 | HR/CariereDe câțiva ani încoace, majoritatea departamentelor de resurse umane și-au început tranziția firească către era digitală, multe companii fiind deja dotate cu sisteme adecvate pentru o mai bună organizarea a proceselor de recrutare a personalului dar și pentru coordonarea cât mai eficientă a echipelor. În același timp, au apărut schimbări semnificative și în ceea ce privește preferințele angajaților, mai ales dacă ținem cont de dezvoltarea fără precedent, exponențială, a muncii de la distanță, susținută în mare parte și de pandemia de Covid-19. Concluzia la care s-a ajuns după un an de pandemie, este cât se poate de sugestivă, majoritatea angajaților dorindu-și în continuare un program de lucru flexibil și posibilitatea de a lucra de la distanță cel puțin o parte a programului obișnuit de lucru dacă nu complet.
Din aceste motive și nu numai, companiile s-au văzut nevoite aproape peste noapte să își modifice organizarea resurselor umane, permițând de asemenea dezvoltarea unor instrumente capabile să răspundă noilor cerințe de pe piața muncii.
„Nu mai lipseau decât reglementările exprese care să încurajeze oficial angajatorii să utilizeze semnătura electronică, împlinind astfel un proces de digitalizare într-un domeniu în care premisele induceau imposibilitatea renunțării la suportul pe hârtie”, scriu Maria Butcu, Director Soluții de Servicii Externalizate, Deloitte România și Gabriela Ilie, Managing Associate, Reff și Asociații Deloitte Legal. „Și acest aspect a fost rezolvat, odată cu adoptarea Ordonanței de Urgență nr. 36/2021 privind, între altele, utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă. S-a răspuns, astfel, necesității stringente a angajatorilor de a avea reglementată expres posibilitatea de a semna electronic atât contractele individuale de muncă, cât și celelalte documente emise în baza raportului de muncă”, continuă cele două.
„Această reglementare este bine-venită, în primul rând, pentru a elimina orice interpretare pe care o puteau avea autoritățile în caz de control, referitoare la posibilitatea utilizării semnăturii electronice calificate (pentru a semna, spre exemplu, contracte individuale de muncă), însă și pentru a oferi siguranță angajatorilor care decid să aplice noile prevederi legale cu privire la valabilitatea documentelor emise/încheiate. Astfel, pare că vine, în sfârșit, timpul să ne luăm la revedere de la documentele pe suport de hârtie”, conchid ele.
Cele mai multe companii au intrat în acest an având deja implementate sisteme HRMS (human resources management system) pentru toate aspectele importante din acest domeniu precum salarizarea, administrarea timpului de lucru și a activităților recurente, gestionarea resurselor umane în general.
Mai mult, instrumentele de acest tip sunt utilizate pe o scară din ce în ce mai largă și pentru urmărirea indicatorilor de performanță, companiile începând să se îndepărteze treptat, din ce în ce mai mult, de formatul tradițional pe hârtie, cel care a constituit norma până nu demult pentru toate documentele aferente relației de muncă. „Asistăm, așadar, la finalizarea procesului de dematerializare început încă dinainte de instituirea stării de urgență, care duce la simplificarea semnificativă a activității departamentelor de resurse umane și a recrutorilor și oferă și securitate, și confidențialitate”, mai spun Maria și gabriela.
Din aceste motive și nu numai, companiile s-au văzut nevoite aproape peste noapte să își modifice organizarea resurselor umane, permițând de asemenea dezvoltarea unor instrumente capabile să răspundă noilor cerințe de pe piața muncii.
„Nu mai lipseau decât reglementările exprese care să încurajeze oficial angajatorii să utilizeze semnătura electronică, împlinind astfel un proces de digitalizare într-un domeniu în care premisele induceau imposibilitatea renunțării la suportul pe hârtie”, scriu Maria Butcu, Director Soluții de Servicii Externalizate, Deloitte România și Gabriela Ilie, Managing Associate, Reff și Asociații Deloitte Legal. „Și acest aspect a fost rezolvat, odată cu adoptarea Ordonanței de Urgență nr. 36/2021 privind, între altele, utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă. S-a răspuns, astfel, necesității stringente a angajatorilor de a avea reglementată expres posibilitatea de a semna electronic atât contractele individuale de muncă, cât și celelalte documente emise în baza raportului de muncă”, continuă cele două.
„Această reglementare este bine-venită, în primul rând, pentru a elimina orice interpretare pe care o puteau avea autoritățile în caz de control, referitoare la posibilitatea utilizării semnăturii electronice calificate (pentru a semna, spre exemplu, contracte individuale de muncă), însă și pentru a oferi siguranță angajatorilor care decid să aplice noile prevederi legale cu privire la valabilitatea documentelor emise/încheiate. Astfel, pare că vine, în sfârșit, timpul să ne luăm la revedere de la documentele pe suport de hârtie”, conchid ele.
Cele mai multe companii au intrat în acest an având deja implementate sisteme HRMS (human resources management system) pentru toate aspectele importante din acest domeniu precum salarizarea, administrarea timpului de lucru și a activităților recurente, gestionarea resurselor umane în general.
Mai mult, instrumentele de acest tip sunt utilizate pe o scară din ce în ce mai largă și pentru urmărirea indicatorilor de performanță, companiile începând să se îndepărteze treptat, din ce în ce mai mult, de formatul tradițional pe hârtie, cel care a constituit norma până nu demult pentru toate documentele aferente relației de muncă. „Asistăm, așadar, la finalizarea procesului de dematerializare început încă dinainte de instituirea stării de urgență, care duce la simplificarea semnificativă a activității departamentelor de resurse umane și a recrutorilor și oferă și securitate, și confidențialitate”, mai spun Maria și gabriela.
Ultimele stiri pe BankNews.ro:
- Studiu Deloitte: prețul, primul criteriu în alegerea mașinii. Motoarele pe combustie internă revin pe creștere în preferințele consumatorilor
- Prysmian deschide la București un nou birou al Centrului de Excelență în IT
- Lucian Anghel preia funcția de Director General-Adjunct al Libra Internet Bank
- Schneider Electric colaborează cu NVIDIA în proiectarea centrelor de date AI
- Ce este taxa pe lux și și cine va trebui să o plătească începând din acest an
- Flix raportează un venit total de 2 miliarde de euro în 2023
- Banca Transilvania & OTP Group, acord pentru achizitia OTP Bank Romania si subsidiare
- Studiu Deloitte: opt din zece lideri la nivel global se asteapta ca Gen AI sa le transforme organizatia in urmatorii trei ani
- Deloitte devine al saselea cel mai puternic brand din lume, potrivit Brand Finance
- Revolut Money Report: Romanii au facut peste 644 milioane de tranzactii cu Revolut anul trecut
- Catinvest aduce Bebe Tei si Farmacia Tei în Craiova la ElectroPutere Mall
- Genesis Property: Aproape 70% dintre tinerii Gen Z au nevoie sa lucreze cel putin 3 zile pe saptamana de la birou pentru a fi productivi si a colabora eficient cu echipa
- 21 de companii românești premiate în programul Deloitte „Best Managed Companies”
- EY România: Anul 2024 stă sub semnul creșterii poverii fiscale pentru toți contribuabilii români
- Studiu Deloitte 2024: impactul riscurilor cibernetice, reglementărilor de mediu și creșterii dobânzilor asupra pieței Imobiliare