La ce sunt bune sedintele

Bine organizate, acest tip de intalniri aduc beneficii firmelor. Sunt insa si situatii in care "mananca" din timpul de munca.

"Este luni. Imi iau o cafea si ma indrept catre sala de sedinte: o incapere mare si luminoasa, care te trezeste definitiv. Ca de obicei, seful este deja acolo. La opt fix incepe sedinta. Superiorul ne da rezultatele ultimului proiect, ne felicita si ne spune care au fost aspectele ce considera ca ar fi putut fi facute mai bine. Apoi, ne prezinta urmatorul proiect si ne intreaba cum ar trebui sa-l realizam. Dupa 45 de minute de brainstorming, se aleg cele mai bune idei si se impart responsabilitatile. La 9 si jumatate se incheie sedinta, nici un minut mai tarziu."

Asa povesteste Andreea Lita, manager al Departamentului de creatie al Agency Advertising din Iasi, companie de publicitate, ca se desfasoara o sedinta in firma ei.

Angajati plictisiti, semn de ineficienta

Sedintele le permit angajatilor sa faca schimb de idei, sa-si cunoasca reciproc activitatile si sa participe impreuna la luarea deciziilor, motive pentru care acest tip de intalniri sunt benefice.

"Problemele intervin la modul in care este organizata o astfel de intalnire. Daca este bine gandita poate sa fie un instrument valoros pentru firma, daca nu - ajunge sa fie doar o pierdere de timp", spune Eduard Ezeanu, trainer in organizarea sedintelor eficiente.

Expertul spune ca sunt doua metode de a masura eficienta unei sedinte: una formala, care consta in faptul ca a inceput cu niste obiective clar stabilite, iar la sfarsitul intalnirii acestea au fost atinse, si una informala, reprezentata de atitudinea pe care angajatii o au fata de sedinte. [...]

Cum se organizeaza o sedinta eficienta

• Realizati un program scris pentru fiecare intalnire si dati-l participantilor cel putin cu o zi inainte.
• Stabiliti o ora exacta de incepere a sedintei si nu amanati inceputul pentru a-i astepta pe vesnicii intarziati. Astfel, participantii vor invata sa fie punctuali.
• Incercati sa nu depasiti ora fixata pentru incheierea sedintei.
• Nu prelungiti sedinta daca la sfarsitul timpului stabilit agenda nu a fost abordata in intregime. Stabiliti data unei noi intalniri.
• Nu uitati ca orice intalnire de lucru trebuie sa aiba un scop bine definit. O sedinta fara obiective este pierdere de timp.
• Fixati-va un numar de subiecte pe care doriti sa le abordati. Avand deja stabilite orele la care incepe si se termina sedinta, precum si obiectivele ce trebuie atinse, puteti stabili cu usurinta un numar rezonabil de subiecte de "atacat".
• Atentie! O agenda prea incarcata conduce la scaderea eficientei.
• Evitati sa chemati mai multe persoane decat este nevoie. Cu cat creste numarul participantilor, cu atat intrunirile vor scadea in productivitate din cauza diferentelor de opinii.
• Verificati disponibilitatea salii.

Integral in Evenimentul Zilei