Opinie Duagi Günay: Prevenirea spalarii banilor in cadrul bancilor

In acest articol prezentam opinia personala a avocatului Duagi Günay referitoare la noua lege a prevenirii spălării banilor.

Ce trebuie să facă băncile în acest context?
Bancile au avut termen pana pe data de 17.01.2020 sa implementeze prevederile Regulamentului 2/2019 emis de Banca Nationala a Romaniei (BNR), in sensul alinierii cadrului lor intern la noile reguli privind spalarea banilor. Dar mai au un termen de 18 luni sa faca si analiza tuturor clientilor existenti din portofoliu in conformitate cu noile cerinte, si sa se asigure că măsurile de cunoaştere a clientelei prevăzute în normele interne de cunoaştere a clientelei actualizate sunt aplicate tuturor clienţilor existenţi, pe bază de risc,. Si acest proces va fi unul extrem de dificil si de complex. Prin urmare, termenul de 18 luni nu este nici pe departe ”confortabil” avand in vedere toate operatiunile pe care trebuie sa le implementeze bancile la nivelul fiecaruia dintre clientii lor.

In termenul care a expirat pe data de 17.01.2020 bancile ar fi trebuit sa-si modifice modul in care fac analiza privind prevenirea spalarii banilor si cunoasterea clientelei. Modificarea este de esenta, in sensul ca se trece la o analiza bazata pe reguli la o analiza bazata pe risc. Aceasta inseamna ca bancile trebuie sa faca o analiza a tipurilor de clienti si a tipurilor de produse oferite, si in functie de rezultatul analizei sa implementeze reguli de cu cunoastere a clientelei (KYC) si prevenire a spalarii banilor (AML). Deci se trece la o implementare fixa si rigida la o abordare flexibila si bazata pe principiul proportionalitatii.

Aceasta noua reglementare este importanta pentru banci pentru ca nu se schimba numai felul cum se va face intern in back-office cunoasterea clientelei ci si modul de interactiune cu clientii si informatiile solicitate in front-office.

Aceasta inasprire poate duce la sincope pana la blocarea procesului de onboarding al clientilor, care este si in prezent foarte greoi in unele cazuri, daca bancile nu implementeaza masuri adecvate.

De asemenea, consider ca in era tehnologiei cand totul se muta in online, noile legi ar trebui sa faciliteze incheierea la distanta a contractelor si sa permita astfel de operatiuni mult mai usor. Noua lege permite băncilor să se alinieze cu avansul tehnologic, dacă vor implementa factori de mitigare a riscurilor, putând să vină în întâmpinarea clientilor care doresc sa aiba acces la produse financiare direct de pe telefon fara sa mai mearga la ghiseul bancii.

In lumina noilor reglementari, nu mai sunt impuse automat masuri suplimentare privind cunoasterea clientelei in cazul anumitor canale de distributie a produselor, acestea putând fi evitate dacă există măsuri de mitigare adecvate. Totusi, bancile trebuie sa implementeze noi norme interne si sa stabileasca singure gradul de risc acceptabil, documentele si procesele astfel incat sa se mentina in limitele prevazute de lege.

În plus, noua reglementare emisa de Banca Nationala a Romaniei impune bancilor sa-si numeasca un ofițer de conformitate, din conducerea superioara a bancii adica din top management. Se accentueaza astfel importanta acestei functii in cadrul unei banci si la nivelul conducerii. Ofiterul va fi astfel responsabil pentru aceste activitati iar BNR solicita ca aceasta persoana a sa aiba sa experiența in domeniu, in caz contrar numirea putand fi revocata.

Care sunt pașii de implementat?
Cel mai eficient mod de aliniere cu noile reglementari privind spalarea banilor este realizarea unei analize preliminare pentru a identifica zonele nealiniate si ce anume trebuie modificat in normele interne, sistemul IT, analiza back-office, documentele cerute de la clienti, interactiunea cu clientii in front-office.

Dupa realizarea acestei analize, atunci cand bancile ar trebuie sa aiba o imagine clara a ceea a ce trebuie sa modifice si in cat timp, o echipa interna sau cu ajutorul unor consultant externi, ar trebui sa se implementeze totii pasii necesari.

Concret, etapa de implementare consta din revizuirea normelor interne, modificarea sistemelor IT, testarea noilor sisteme, revizuirea contractelor, introducerea unor noi fluxuri operationale, introducerea unor noi moduri de a obtine informatii sau documente.

In acest context, in care cerintele privind cunoasterea clientelei sunt tot mai dure, se poate recurge la tehnologie pentru a ajuta bancile sa-si eficientizeze acest proces. De asemenea, folosirea tehnologiei sau a contractarii la distanta poate ajuta la acelerarea procesului de contractare si la o experienta mai buna pentru clienti in general. In acelasi timp, procesul de redactare a modificarilor procedurilor, formelor si contractelor nu trebuie lasat la final pentru ca acesta este de durata si necesita multe aprobari interne dar si externe.

Ce schimbări pot apărea pentru clienții băncilor?
Poate cel mai important pentru clientii-companii este ca vor fi necesare mai multe informatii pentru identificarea beneficiarului real si sursa fondurilor. In ceea ce priveste beneficiarului real, Registrul Comertului a anuntat la sfarsitului lunii februarie ca acesta a fost deja a fost operationalizat. Acest registru va putea fi accesat de autoritati și de bănci atunci când aplică măsurile de cunoaştere a clientelei dar si de alte entitati care au un interes legitim.

Se va pune mare accept pe modul de identificare a beneficiarului real (UBO) de acum incolo. In acest sens, se va depune o declaratie privind beneficiarul real la inmatriculare, anual sau orice de cate ori intevine o modicare.

Cea mai importanta problema in ceea ce priveste aceasta declaratie, cu care deja se confrunta unele companii, va fi aceea ce identificare a beneficiarului sau beneficiarilor reali. Motivul este ca legea prevede, intr-un mod destul de general si pe alocuri neclar, modul de identificare a acestor persoane.

Avand in vedere structurile extrem de complexe ale unor grupuri cu prezenta locala dar si internationala, uneori este extrem de dificil sa se identifice beneficiarul real in sensul Legii nr. 129/2019. Desi beneficiarul real este definit in lege ca orice persoană fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele căruia/căreia se realizează o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate, in realitate identificarea acestuia presupune elaborata care se poate intinde pe mai multe continente cu mai multe jurisdictii si sisteme de drept diferite, analiza actionarilor directi si indirecti, a fiduciarilor sau a managementului companiilor din grup.

Estimam ca in pana in luna iulie cand este termenul limita pentru depunerea acestei declaratii la Registrul Comertului, aceasta analiza a UBO va fi un subiect extrem de important pe agenda companiilor.

In concluzie, transparenta privind detinatorii reali ai companiilor din Romania va fi mult mai mare decat pana acum.

Procesul de aliniere - cum se manifestă în România și care este impactul?
Termenul de conformare a bancilor cu Regulamentul BNR 2/2019 a fost 17.01.2020, în timp ce Legea 129/2019 a intrat în vigoare la 18.07.2019. Operaţionalizarea registrului beneficiarilor reali ținut de Registrul Comerțului a fost anuntata la finalul lunii februarie 2020.

În plus, asa cum aratam mai sus băncile vor trebui să aplice noile proceduri și pentru clienții existenți într-un termen de 18 luni de la aprobarea noilor norme interne.

Sanctiunile pentru incalcarea prevederilor noii legi au fost marite si ele. Pentru companii, inclusiv banci, limita maxima va fi de 10% din cifra de afaceri a anului anterior. In plus, se mai pot aplica sanctiuni administrative.

Pentru nedepunerea declaratiei privind beneficiarul real se pot aplica amenzi de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Sfaturi pentru industria financiar-bancară privind directiva Uniunii Europene.
As recomanda bancilor sa nu aleaga cea mai restrictiva si greoaie procedura de cunoastere a clientelei ci sa aplice principiul proportionalitatii in abordarea pe baza de risc in procedurile sale.

De asemenea, ar recomanda actorilor din industria financiar-bancara si altor institutii financiare, ca atunci cand procesul de aliniere devine prea complex sa solicite suport de la grupurile din care fac parte sau din partea consultantilor externi pentru alinierea cu noile prevederi. In acest sens, experienta si cunostintele relevante in aceasta materie sunt esentiale si contribuie, inclusiv la crearea de bune practice in Romania in aceasta materie care acum a devenit extrem de importanta pentru autoritati.

De asemenea, noi recomandam clientilor nostri sa profite de noile tehnologii inclusiv in implementarea analizei privind cunoasterea clientelei si prevenirea spalarii banlor (recunoaștere facială, identificare video, machine learning și altele).

În plus, recomandăm băncilor ca în momentul analizei noi legislații si implementarii noilor reguli privind prevenirea spalarii banilor să aibă în vedere și intersecția acesteia cu legislația existentă, cum ar fi cea privind datele personale (GDPR).

Reamintim că raspunsurile la întrebari reprezintă opinia personala a autorului, avocatul Duagi Günay