Cum sa-ti organizezi munca astfel incat sa eviti orele suplimentare

Sunt zile in care cele opt ore de munca par sa fie insuficiente rezolvarii tuturor sarcinilor de serviciu, oricat de mult ai reduce pauzele sau timpii morti. Zeci de e-mail-uri te pot tine ore bune peste program ori planificarea unor noi proiecte te poate face sa iti sacrifici weekend-urile. In multe cazuri astfel de lucruri se intampla nu atat din cauza sefilor exploatatori, ci ca urmare a organizarii deficitare a timpului de munca.

O prima solutie este identificarea si eliminarea "capcanelor" de pe parcursul programului sau a tentatiilor care iti fura considerabil din timp. Expertii in resurse umane au pus in evidenta cateva din cele mai mari piedici intalnite de-a lungul unei zile de munca.

1. Nehotararea in stabilirea prioritatilor. Cand ai mai multe sarcini de rezolvat poate fi dificil sa te decizi cu care sa incepi. 10 sau 15 minute sacrificate la inceputul zilei pentru organizarea activitatii pot salva ore bune de munca inutila.

2. Incarcarea cu mai mult decat poti duce. Cand ai de rezolvat un angajament complicat, care necesita dedicarea unui numar mare de ore sau zile, ai tendinta sa tot amani inceperea lucrului. O mai buna abordare poate fi impartirea sarcinii in mai multe segmente astfel incat o greutate mare sa se transforme in cateva mai mici, care cu siguranta vor fi mai usor de indeplinit.

3. Lucrul la ore nepotrivite. Potrivit unui sondaj recent, 57% dintre manageri spun ca marti este ziua cea mai productiva. Urmeaza ziua de luni, cu 12% din raspunsuri. Este foarte important pentru eficientizarea muncii ca sarcinile importante sa fie programate la orele sau in zilele cele mai productive.

4. Ratacirea in inbox. E-mail-urile sunt o adevarata amenintare pentru propriul timp. In consecinta, cu cat ai un inbox mai organizat, cu atat orele "furate" vor fi mai putine. La inceputul saptamanii iti poti aloca 10 minute pentru stergerea e-mail-urilor nefolositoare si pentru clasificarea in foldere a celor utile. In plus, evita comunicarea prin e-mail atunci cand poti vorbi telefonic sau fata in fata cu o persoana. Regula este: cu cat mai putine e-mail-uri trimiti, cu atat vei primi mai putine si vei salva mai mult timp.

5. Usile biroului tau sunt prea larg deschise. Desi este important sa fii accesibil pentru restul colegilor, uneori e bine sa iti rezervi timp pentru tine insuti, mai ales cand esti sub presiunea unui dead-line sau cand lucrezi pentru un proiect extrem de important care necesita o mare concentrare. In astfel de cazuri, reducerea factorilor care iti pot distrage atentia este esentiala.

6. Munca fara pauze. A sta ore intregi in fata calculatorului in incercarea de a termina la timp un proiect nu este o idee atat de buna pe cat pare. Munca fara pauze micsoreaza puterea de concentrare si predispune la nenumarate greseli. Scurte plimbari sau conversatiile cu colegii iti pot reincarca bateriile sau iti pot aduce idei noi.

George Trifu