Administrarea cheltuielilor de calatorie da dureri de cap companiilor europene

O treime din companiile europene nu stiu ce procent din cheltuielile lor se refera la calatorii, conform unui nou studiu Visa, pregatit de Ipsos MORI si intitulat  "Administrarea cheltuielilor de calatorie". In ciuda faptului ca acest gen de cheltuieli acopera de obicei intre 8% si 10% din totalul costurilor operationale, multe companii inca nu au facut pasii necesari pentru reactualizarea si imbunatatirea modului in care isi gestioneaza cheltuielile de calatorie, arata studiul remis BankNews.ro.

301 mari companii europene chestionate pentru acest studiu au recunoscut ca toate cheltuielile lor pentru calatorii si divertisment consuma resurse importante si sunt dificil de administrat, din cauza politicilor adesea fragmentate si inconsistente; 85% isi produc propriile rapoarte din mai multe surse de date, iar 32% inca primesc doar rapoarte pe hartie din partea furnizorilor.

Administratorii companiilor au devenit atat de preocupati de aceste aspecte, incat 47% au citat cheltuielile de calatorie ca fiind o prioritate pe lista de imbunatatiri, dupa cum arata un alt sondaj recent realizat de Visa International. 2

In cadrul eforturilor de administrare a cheltuielilor de calatorie peste trei sferturi din companiile incluse in sondaj apeleaza la o agentie de voiaj. De asemenea, companiile au luat masuri de imbunatatire a procesului de administrare a cheltuielilor de calatorie prin introducerea unor conturi si carduri de plata corporative, care impreuna acopera 56% din cheltuielile de calatorie. Din pacate, metode mai putin eficiente, ca de pilda cardurile de plata personale sau platile efectuate in numerar, inca reprezinta  - in mod surprinzator - 23% si respectiv 13% din costurile de calatorie. Cum peste o treime din angajati inca trebuie sa isi acopere propriile cheltuieli de calatorie, multe companii maresc in mod inutil volumul de munca pe care trebuie sa il depuna angajatii, agentiile de voiaj si personalul departamentelor financiare, cand se recupereaza aceste cheltuieli.

Studiul a confirmat ca un alt element extrem de solicitant pentru o companie este cumpararea si achitarea costurilor aferente calatoriilor. Studiul a demonstrat ca, in medie, treisprezece persoane cu atributii financiare sunt implicate in administrarea cheltuielilor de calatorie. 

De asemenea, rolul agentiilor de voiaj variaza considerabil, dupa cum arata studiul. Desi aproape toate companiile incluse in sondaj apeleaza la o agentie de voiaj care sa faca rezervari pentru biletele de avion sau de tren ale angajatilor, o proportie mai mica (42%) apeleaza la acestia pentru a face rezervari la hotel sau pentru a inchiria automobile.

"Raportul nostru subliniaza faptul ca, pentru majoritatea companiilor, administrarea cheltuielilor de calatorie inca reprezinta un soi de cosmar, cand nu ar trebui sa fie deloc asa. In ciuda faptului ca aceste cheltuieli pentru calatorii si divertisment acopera un procent semnificativ din costurile operationale, multe companii inca nu au facut pasii necesari pentru a reactualiza si imbunatati modul in care gestioneaza acest proces",  spune Luc Janssen, Senior Vice President, Visa Commercial.

"Cu ajutorul Visa Central Travel Account, putem crea un cont pentru efectuare de plati cu facturare centralizata, care poate fi folosit de companii pentru a monitoriza si efectua platile aferente cheltuielilor de calatorie. Acest cont ofera rapoartele si datele de care au nevoie companiile; asigura avantaje in materie de costuri, datorita centralizarii tranzactiilor de cumparare si platilor efectuate; in plus, permite companiilor sa factureze cu multa usurinta toate aceste cheltuieli."

Janssen continua: "Cand companiile incluse in sondaj au enumerat cateva aspecte pe care le considera cele mai importante in administrarea cheltuielilor lor de calatorie, primii trei factori de pe aceasta lista au corespuns in linie dreapta cu unele dintre principalele caracteristici ale acestui cont special pentru calatorii: raportare electronica (84%), rapoarte care sa faciliteze negocierile cu furnizorii (80%) si rapoarte care sa prezinte totul detaliat, in functie de departamente sau centre de plata (75%)."

De asemenea, sondajul confirma ca Visa ar fi furnizorul preferat al unui cont pentru calatorii: doua din fiecare cinci companii (41%) sunt in favoarea sa, ceea ce reprezinta un vot de aprobare cu aproximativ 21% mai consistent decat cel acordat urmatorului furnizor preferat.

"Desi contul pentru calatorii se bucura de extrem de multa popularitate in randul companiilor care le utilizeaza - 81% au fost satisfacute de acest produs  - gradul general de informare referitor la acest tip de cont era scazut: doar o singura companie din cinci a declarat ca stia de existenta acestui produs", remarca Janssen.

"In mod clar, este putin probabil ca o companie sa povesteasca rivalelor sale despre o modalitate de a economisi timp si bani - poate ca acesta este motivul !"

Redactia BankNews.ro