Cum sa va organizati timpul la serviciu

Pentru un bun randament, specialistii in resurse umane va recomanda sa incepeti ziua de lucru cu cea mai importanta activitate.

Daca va prinde noaptea pe la birou, intrati frecvent in criza de timp, aveti prea multe pe cap si nu stiti cu ce si de unde sa incepeti treaba, este clar ca aveti o problema: fie nu stiti sa va organizati, fie sunteti supraincarcat cu sarcini.

Gestionarea gresita a timpului de lucru de la locul de munca este principala cauza pentru care angajatii sunt ineficienti si trebuie sa ramana deseori peste program. Specialistii in resurse umane atrag atentia ca un mod de lucru neorganizat duce la rezultate slabe.

Fara intreruperi dese!

"Studiile arata ca, in medie, angajatii aloca la serviciu in jur de doua ore pentru activitati irelevante. Se pare ca durata necesara realizarii unei activitati care a fost intrerupta in mod frecvent este cu aproximativ 250-300% mai mare", subliniaza Christian Scholtes,  membru in HR Club, trainer si associate la compania Hermes Advisors.

Expertii in "time management" spun ca, pentru mai multa eficienta, este bine sa se inceapa ziua cu activitatile cele mai importante, care necesita o concentrare sporita.
La fel de important este sa nu se piarda vremea la discutii prelungite, la cafea ori in pauze de socializare, pe chat sau vorbind la telefon in interes personal. "Angajatul nu trebuie sa permita sa fie intrerupt atunci cand munceste, sa nu citeasca e-mail-urile exact cand le primeste, ci in cateva sesiuni raspandite de-a lungul zilei, si sa-si incheie lucrul cu planificarea zilei urmatoare si curatenia in calculator si pe birou", spune Florin Enache, senior consultant la compania TMI Training&Consulting, expert in managementul timpului.

Stabiliti-va lista cu prioritati

Pentru ca angajatul sa poata pune punct la finele celor opt ore de lucru, este necesar ca el sa aiba capacitatea de a evalua atat ordinea de prioritati, cat si ponderea sarcinilor de serviciu. "Salariatul trebuie sa dobandeasca o imagine integrata a sarcinilor, sa inteleaga modul in care acestea au un anumit rol si, ca atare, o anumita pondere si prioritate in cadrul proceselor sau proiectelor mai largi din care fac parte", considera specialistul Christian Scholtes.

Practic, trebuie vazuta "imaginea de ansamblu" a procesului de lucru, astfel incat sa se realizeze importanta fiecarei activitati in parte. "Angajatul trebuie sa faca distinctia intre ce este important si ceea ce este urgent", spune Amalia Savinescu, membra in HR Club, managing partner la Tandem Consulting.

De asemenea, spune expertul in time management Florin Enache, este recomandat ca proiectele mari sa fie abordate dupa principiul "pasilor marunti", prin lucru zilnic, putin cate putin, si temeinic.

"Ce-am facut in ultimele doua zile?"

Cine doreste sa vada cat de eficient a fost intr-o zi este bine sa realizeze o analiza a activitatilor sale. "Este indicata o analiza a activitatii pe o anumita perioada de timp - doua, trei zile. Angajatul trebuie sa-si noteze in agenda tot ce a facut in intervalul respectiv si sa mentioneze cat timp a alocat pentru fiecare lucru in parte. Asa vor iesi in evidenta problemele care cauzeaza intarzierile", considera Amalia Savinescu.

Cei care nu se vor autocontrola s-ar putea sa ajunga, mai devreme sau mai tarziu, ineficienti, fapt ce va fi vizibil pentru angajator. In plus, un slab management al timpului va aduce stres, frustrare, sentimentul de victima si greseli. "Pe langa productivitatea scazuta si erorile frecvente, in randul angajatilor apar, in timp, senzatii de neajutorare si stari depresive din cauza convingerii ca sunt, prin definitie, depasiti de cerintele existente", considera specialistul Christian Scholtes.

Ordine in computer

Un birou curat si un computer cu foldere ordonate, in asa fel incat orice material sa fie gasit rapid, scurteaza timpul petrecut la birou. "Este indicat sa se foloseasca o arhivare facila si intuitiva a documentelor, sa se pastreze un birou curat si organizat", spune Christian Scholtes. Daca aveti ordine in documentele din computer, spune Florin Enache, expert in managementul timpului, parca si in minte lucrurile se asaza mai clar si isi gasesc o rezolvare mai rapida.

Integral in Romania Libera