Opinie Reff & Asociatii: Protectia datelor personale ale angajatilor in lupta impotriva COVID-19

Activitățile obișnuite din cadrul unei companii au devenit în ultima perioadă o provocare în contextul pandemiei cauzate de noul Coronavirus. Nimeni nu își dorește însă ca economia să se oprească însă respectarea dreptului la protecția datelor personale pentru angajați trebuie să rămână o problemă de prim interes atunci când companiile iau măsuri menite să impiedice ori să minimalizeze impactul virusului asupra lor.

„Cea mai întâlnită măsură de limitare a transmiterii COVID-19 este reprezentată de utilizarea de chestionare prin care este evaluat riscul de contaminarea a angajaților, măsură care presupune prelucrarea de date cu caracter personal. Legalitatea prelucrării acestor date trebuie analizată din perspectiva justificării unui temei legal, dar și a folosirii minimului de informații necesare pentru scopul prelucrării (acela de a împiedica transmiterea virusului), pe o perioadă cât mai scurtă de timp și numai ca urmare a implementării unor măsuri de securitate adecvate” spun Andreea Bîră și Cristina Iacobescu, Senior Assoiate respectiv Silvia Axinescu, Senior Managing Associate la Reff și Asociații, într-un material de analiză publicat în aceste zile.

Potrivit acestora, nu există o rețetă unică care să ne ajute în tratarea problemei datelor cu caracter personal și implicit prelucrarea acestora. Regulile aplicabile la nivel personal trebuie corelate cu prevederile cuprinse în legislația muncii și legislația europeană dar în această perioadă, și cu regulamentele și îndrumările cu caracter sanitar elaborate de organele statului, menite să protejeze toate categoriile sociale.

Pot fi chestionarele pentru angajați o soluție, se întreabă analistele Reff și Asociații? Ei bine, „Chestionarele, în format fizic sau derulate prin intermediul unui serviciu de tip call center, reprezintă probabil cel mai puțin intruzivă metodă care poate fi utilizată de angajator în evaluarea riscului de contaminare a angajaților. Desigur, aceasta depinde exclusiv de conținutul întrebărilor adresate în cadrul chestionarului, mai precis dacă întrebările presupun sau nu aflarea de informații ce țin de starea de sănătate a angajatului. Este recomandabilă evitarea întrebărilor prin care angajatul menționează dacă are probleme de sănătate (de exemplu, tușește, are temperatură sau afecțiuni pre-existente etc.) și includerea de întrebări referitoare la activitatea sa (de exemplu, dacă a călătorit în străinătate în/prin zonele afectate, a avut contact cu persoane care aveau anumite simptome sau care au fost testate pozitiv, perioada de timp aferentă călătoriei sau expunerii, vârsta)” scriu cele trei.

Mai mult, întrebările legate de sănătatea angajaților ori cele care identifică probleme de acest gen presupun prelucrarea de date personale cu caracter special care poate fi ealizată doar în anumite situații și doar pe cale de excepție. Una dintre aceste situații presupune prelucrarea datelor de către medicii care aparțin de medicina muncii, cu condiția ca informațiile respective să asigure conformarea cu obligațiile angajatorului pentru securitatea și protecția socială. Prelucrarea datelor de acest gen se poate face însă doar din motive de interes public major conform cu legislația României sau a Uniunii Europene.

Pe de altă parte, în cazul în care unii oameni sunt testați pozitiv, devăluirea acestor informații nu trebuie realizată decât față de un număr redus de persoane din cadrul companiei, precum cele alocate pentru a gestiona situațiile de urgență respectiv echipei restrânse de colegi cu care persooana intra în contact zilnic. Sub nicio formă, informațiile nu pot fi transmise întregii companii sau în afara acesteia, făcute publice.

„În concluzie, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților privind starea de sănătate poate fi considerată justificată și legitimă în această perioadă, însă numai în anumite situații limitate, ce țin de industria în care activează compania, destinatarii informațiilor, precum și de conținutul respectivelor date cu caracter personal” conchid Andreea, Cristina și Silvia.