Opinie Deloitte: Calculul salarial - cum gestionam riscul de conformitate in contextul actualelor schimbari fara precedent

Încă de la începutul pandemiei, autoritățile și-au arătat interesul și s-au preocupat insistent de protecția angajaților atât din perspectiva sănătății cât și a veniturilor obținute. Acest interes imediat s-a materializat într-o serie de măsuri adoptate pentru populație și angajatori deopotrivă, cei din urmă încercând de-a lungul ultimelor luni să facă toate demersurile necesare pentru a putea accesa facilitățile acordate de stat în favoarea salariaților, cei care au dispus de resurse oferind și facilități suplimentare.

De la începutul acestui an, au intrat în vigoare o serie de măsuri dedicate salariaților precum indemnizația pentru telemuncă, decontarea serviciilor de vaccinare și testare sau decontarea serviciilor turistice. Sunt condiții în care pachetele salariale capătă o flexibilitate din ce în ce mai mare, necesitând în același timp și o atenție sporită din partea companiilor mai ales în zona de salarizare și resurse umane.

Fiecare dintre aceste reglementări vine cu propriul său set de instrucțiuni. Toate acestea presupun documentație specifică și reguli pe care angajatorul trebuie să le respecte. Spre exemplu, indemnizația pentru telemuncă poate fi decontată de către angajator și oferită salariatului în limita a 400 de lei lunar, fiind acordată proporțional cu numărul de zile lucrate în regim de telemuncă. Acest lucru înseamnă însă că angajatul va fi plătit cu sume diferite în funcție de locul în care își desfășoară activitatea, situație care complică destul de mult calculul salarial.

„În aceste condiții, la care se mai pot adăuga aspecte legate de neclaritatea unor reglementări, dar și de dotările insuficiente ale angajatorului (lipsa personalului calificat, sistem informatic neadecvat etc.), managementul resurselor umane și gestiunea calculului salarial devin operațiuni tot mai complexe pentru majoritatea companiilor. Astfel, antreprenorii și directorii executivi trebuie să analizeze implicațiile acestor provocării asupra personalului și, implicit, asupra întregii activități, și să ia măsurile necesare pentru o gestionare eficientă, fie în sensul redimensionării acestor funcții pe plan intern, cu investițiile aferente, fie prin apelarea la un furnizor extern, care dispune de resurse specializate (profesioniști cu experiență, dotări tehnice, acces la informații și expertiză în implementarea legislației aplicabile în domeniu)”, scrie Maria Butcu, Director soluții de servicii externalizate, Deloitte România.

„Nu în ultimul rând, aspectele menționate pot genera tot mai multe întrebări din partea angajaților cu privire la salariul lor, în special în condițiile neclarităților legislative sau a modului defectuos de transmitere și interpretare a informațiilor (de exemplu, anunțul autorităților cu privire la acordarea unei facilități fiscale pentru angajați poate genera un val de întrebări: de când se aplică, cine poate beneficia, în ce condiții, de ce nu se aplică și în cazul meu etc.). În plus, flexibilizarea programului de muncă poate duce la neclarități referitoare la compensațiile corespunzătoare pentru munca suplimentară, la numărul de ore pentru care un angajat este plătit sau la dreptul de a beneficia sau nu de anumite facilități”, continuă aceasta.

Prin urmare, conform noilor evoluții din toate ramurile industriei, este cât se poate de clar că resursa umană trebuie susținută acum prin soluții bazate pe tehnologie, cu precădere în zonele care se pretează unui proces mai amplu de automatizare, lucru care permite salariaților să se concentreze mai mult pe activitățile cu un mai mare grad de relevanță pentru ei și pentru companie dar și pe mai multă creativitate. „În mod special în departamentele de salarizare, programele informatice pot gestiona calendarele angajaților, pot efectua calculul salarial, pot ajuta la rezolvarea diferitelor solicitări și, în cele din urmă, generează economie de timp la un raport cost/beneficiu avantajos, mai ales dacă este vorba de o soluție adaptabilă la schimbările procedurale sau în funcție de evoluția afacerii”, adaugă expertul Deloitte. „Gestionarea corectă a calculului salarial este componenta cheie a relației dintre orice organizație și angajații săi. Susținerea forței de muncă depinde de calitatea aceastei relații și de greșelile care o pot pune în pericol.

Încrederea în serviciile de salarizare este, așadar, esențială pentru bunul mers al oricărei afaceri, indiferent dacă sunt administrate intern sau prin intermediul unui furnizor extern. În această privință, un angajator trebuie să pună în balanță avantajele și dezavantajele fiecărui mod de lucru și să ia decizia potrivită pentru afacerea pe care o derulează” conchide Maria Butcu.