Opinie Deloitte: Semnarea electronica a documentelor de munca, sfarsitul unei ere. In ce conditii se aplica?

De câțiva ani încoace, majoritatea departamentelor de resurse umane și-au început tranziția firească către era digitală, multe companii fiind deja dotate cu sisteme adecvate pentru o mai bună organizarea a proceselor de recrutare a personalului dar și pentru coordonarea cât mai eficientă a echipelor. În același timp, au apărut schimbări semnificative și în ceea ce privește preferințele angajaților, mai ales dacă ținem cont de dezvoltarea fără precedent, exponențială, a muncii de la distanță, susținută în mare parte și de pandemia de Covid-19. Concluzia la care s-a ajuns după un an de pandemie, este cât se poate de sugestivă, majoritatea angajaților dorindu-și în continuare un program de lucru flexibil și posibilitatea de a lucra de la distanță cel puțin o parte a programului obișnuit de lucru dacă nu complet.

Din aceste motive și nu numai, companiile s-au văzut nevoite aproape peste noapte să își modifice organizarea resurselor umane, permițând de asemenea dezvoltarea unor instrumente capabile să răspundă noilor cerințe de pe piața muncii.

„Nu mai lipseau decât reglementările exprese care să încurajeze oficial angajatorii să utilizeze semnătura electronică, împlinind astfel un proces de digitalizare într-un domeniu în care premisele induceau imposibilitatea renunțării la suportul pe hârtie”, scriu Maria Butcu, Director Soluții de Servicii Externalizate, Deloitte România și Gabriela Ilie, Managing Associate, Reff și Asociații Deloitte Legal. „Și acest aspect a fost rezolvat, odată cu adoptarea Ordonanței de Urgență nr. 36/2021 privind, între altele, utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă. S-a răspuns, astfel, necesității stringente a angajatorilor de a avea reglementată expres posibilitatea de a semna electronic atât contractele individuale de muncă, cât și celelalte documente emise în baza raportului de muncă”, continuă cele două.

„Această reglementare este bine-venită, în primul rând, pentru a elimina orice interpretare pe care o puteau avea autoritățile în caz de control, referitoare la posibilitatea utilizării semnăturii electronice calificate (pentru a semna, spre exemplu, contracte individuale de muncă), însă și pentru a oferi siguranță angajatorilor care decid să aplice noile prevederi legale cu privire la valabilitatea documentelor emise/încheiate. Astfel, pare că vine, în sfârșit, timpul să ne luăm la revedere de la documentele pe suport de hârtie”, conchid ele.

Cele mai multe companii au intrat în acest an având deja implementate sisteme HRMS (human resources management system) pentru toate aspectele importante din acest domeniu precum salarizarea, administrarea timpului de lucru și a activităților recurente, gestionarea resurselor umane în general.

Mai mult, instrumentele de acest tip sunt utilizate pe o scară din ce în ce mai largă și pentru urmărirea indicatorilor de performanță, companiile începând să se îndepărteze treptat, din ce în ce mai mult, de formatul tradițional pe hârtie, cel care a constituit norma până nu demult pentru toate documentele aferente relației de muncă. „Asistăm, așadar, la finalizarea procesului de dematerializare început încă dinainte de instituirea stării de urgență, care duce la simplificarea semnificativă a activității departamentelor de resurse umane și a recrutorilor și oferă și securitate, și confidențialitate”, mai spun Maria și gabriela.