Birourile viitorului: colaborare, energie și atragerea talentelor, cu un grad de ocupare ideal intre 50% și 85%

Prezența angajaților la birou rămâne redusă la nivel global, chiar și după patru ani de la începutul pandemiei, potrivit celui mai recent raport publicat de Colliers. Analizând date din 144 de birouri din lume, inclusiv din România, raportul subliniază că în 83% din timp, mai puțin de jumătate dintre angajați sunt simultan la birou. Această lipsă de consistență afectează negativ colaborarea, comunicarea și cultura organizațională, ceea ce transformă biroul fizic dintr-un element de rutină într-o opțiune aflată sub semnul întrebării. În acest context, companiile sunt îndemnate să regândească biroul nu ca o simplă locație, ci ca o destinație ce oferă valoare reală angajaților.

Studiul Colliers identifică intervalul de ocupare de 50%-85% ca ideal pentru un spațiu de lucru „vibrant”, în care se încurajează interacțiunea, colaborarea și eficiența. Sub acest prag, biroul riscă să devină un spațiu inert, lipsit de dinamismul necesar pentru a atrage angajații în mod natural. Daniela Popescu, Director în cadrul Colliers România, explică faptul că angajații revin la birou nu din obligație, ci atunci când prezența fizică le aduce un beneficiu clar: sesiuni de brainstorming, întâlniri de echipă sau activități care valorifică interacțiunea umană directă. Este o schimbare de paradigmă în care întrebarea „Merită să vin la birou azi?” devine centrală în decizia fiecărui angajat.

Printre factorii care contribuie cel mai mult la revenirea la birou se numără disponibilitatea unui spațiu de lucru adecvat, existența unei rutine hibride stabile și comunicarea clară a așteptărilor din partea managerilor direcți. Astfel, prezența fizică poate crește cu până la 1,3 zile pe săptămână în funcție de aceste condiții. În schimb, beneficiile tradiționale precum masa gratuită sau cafeaua bună pierd teren, fiind înlocuite de nevoi mai pragmatice: ușurința accesului la birou, calitatea colaborării și echilibrul între viața personală și cea profesională.

În România, se observă o tendință tot mai clară de regândire a spațiilor de birouri, în acord cu aceste realități. Deși gradul mediu de ocupare a trecut de 50% în 2024, rămâne departe de nivelurile din perioada pre-pandemică. Colliers subliniază că succesul birourilor moderne nu mai depinde de densitate, ci de capacitatea acestora de a crea experiențe relevante pentru angajați. Spațiile care stimulează colaborarea și conexiunea devin astfel un avantaj competitiv pentru companiile care își doresc să atragă și să păstreze talentele valoroase.